Why-Why Analysis adalah alat bantu (tool) root cause analysis untuk problem solving.  Tool ini membantu mengidentifikasi akar masalah atau penyebab dari sebuah ketidaksesuaian pada proses atau produk.

Why-Why Analysis atau 5 Why’s Analysis biasa digunakan bersama dengan Diagram Tulang Ikan (Fishbone Diagram) dan menggunakan teknik iterasi dengan bertanya MENGAPA (Why) dan diulang beberapa kali sampai menemukan akar masalahnya, dan kemudian melakukan perbaikan.

Contohnya sebagai berikut:

Masalah: Mesin Breakdown/Rusak.

1. Mengapa? Komponen automator tidak berfungsi.
2. Mengapa tidak berfungsi? Usia komponen sudah melebihi batas lifetime 12 bulan.
3. Mengapa tidak diganti saat mencapai batas tersebut? Tidak ada yang tahu batas lifetime komponen tersebut.
4. Mengapa tidak ada yang tahu? Tidak ada pencatatan data penggantian komponen.
5. Mengapa tidak ada pencatatan? Nah, sebenarnya kita telah tiba pada salah satu potensi akar masalah, yaitu tidak adanya pencatatan data penggantian komponen.

Untuk sampai pada pada akar masalah,  bisa pada pertanyaan kelima atau bahkan bisa lebih atau kurang tergantung dari tipe masalahnya.

Tahapan umum saat melakukan root cause analysis dengan why why analysis:

1. Menentukan masalahnya dan area masalahnya
2. Mengumpulkan tim untuk brainstorming sehingga kita bisa memiliki berbagai pandangan, pengetahuan, pengalaman, dan pendekatan yang berbeda terhadap masalah
3. Melakukan gemba (turun ke lapangan) untuk melihat area aktual, obyek aktual, dengan data aktual.
4. Mulai bertanya menggunakan Why Why
5. Setelah sampai pada akar masalah, ujilah setiap jawaban dari yang terbawah apakah jawaban tersebut akan berdampak pada akibat di level atasnya. Contoh: apakah jika kita memiliki pencatatan penggantian komponen maka akan mudah bagi Tim Maintenance untuk melakukan penggantian komponen secara rutin? Apakah hal tersebut paling masuk akal dalam menyebabkan dampak di level atasnya? Apakah ada alternatif kemungkinan penyebab lainnya?
6. Pada umumnya solusi tidak mengarah pada menyalahkan ke orang tapi bagaimana cara melakukan perbaikan sistem atau prosedur.
7. Jika akar penyebab sudah diketahui maka segera identifikasi dan implementasikan solusinya.
8. Monitor terus kinerjanya untuk memastikan bahwa masalah tersebut tidak terulang lagi.

Read More

Teknik RCA dengan Utilisasi 5-Whys untuk Temukan Akar Masalah

Root Cause Analysis atau RCA adalah salah satu tool yang digunakan dalam inisiatif Lean Six Sigma di organisasi. RCA adalah salah satu metode problem solving yang berfungsi untuk mengidentifikasi akar masalah (root causes) dari masalah yang terjadi dalam operasional.

Praktek RCA menyasar kepada identifikasi akar masalah (bukan hanya pada simptom) dan memperbaikinya, sehingga masalah akan tuntas secara menyeluruh dan tidak akan kembali terjadi.

Bagaimana RCA dapat Membantu?

Dengan menanyakan ‘mengapa?’ (why) secara berulang kali, maka anda akan bisa mengupas masalah lapisan demi lapisan untuk menjangkau intinya (dan menemukan root cause-nya). Metode ini disebut 5-Whys atau Why-why Analysis. Penyebab yang melatarbelakangi masalah dapat membawa anda menuju pertanyaan berikutnya, mungkin kurang atau lebih dari 5 pertanyaan, jika diperlukan. Ide utama dari 5-Whys adalah menghindari jebakan asumsi dan logika yang biasanya terjadi dalam problem solving, dan mendorong tim untuk menggali lebih dalam untuk mencapai akar permasalahan sebenarnya.

Mengapa Melakukan RCA?

Dengan mengidentifikasi penyebab masalah secepat mungkin, anda bisa memfokuskan sumber daya di area yang berjalan dengan benar dan memastikan anda menangani penyebab masalah yang sebenarnya, bukan hanya simptom.

Bagaimana Melakukan RCA dengan 5-Whys?

1) Tulislah masalah yang spesifik. Dengan menuliskan masalah, anda akan terbantu dalam pemetaan masalah dan mendapatkan deskripsi yang mendetail. Selain itu, tim bisa fokus kepada masalah yang sama.

2) Lakukan brainstorming untuk mencari tahu bagaimana masalah bisa terjadi, dan tuliskan juga jawabannya.

3) Jika jawaban-jawaban tersebut tidak membantu identifikasi sumber masalah, tanyakan ‘mengapa?’ sekali lagi dan tulislah jawabannya.

4) Kembalilah kepada langkah 3 hingga tim sepakat bahwa mereka telah menemukan akar permasalahan. Proses ini mungkin membutuhkan lima atau lebih pertanyaan ‘mengapa?’.

Mengapa Menggunakan 5-Whys?

• 5-Whys akan membantu anda mengidentifikasi akar masalah.
• 5-Whys membantu anda menemukan hubungan antara akar masalah yang berbeda.
• 5-Whys adalah salah satu metode analisa yang paling sederhana dan mudah, tanpa perlu melakukan analisa statistik.
• Mudah dipelajari dan diaplikasikan.
• 5-Whys dan Diagram Sebab Akibat (Fishbone Diagram)

5-Whys dapat digunakan secara terpisah ataupun sebagai bagian dari diagram sebab akibat (fishbone / Ishikawa diagram). Diagram ini akan membantu anda mengeksplorasi semua potensi kesalahan ataupun masalah. Ketika anda telah memasukkan semua input dalam diagram sebab akibat, anda bisa menggunakan teknik 5-Whys untuk menggali akar permasalahannya.

Beberapa Tips

Bergerak kepada aksi perbaikan terlalu cepat akan membuat anda menyasar simptomnya saja, tidak menyelesaikan masalah hingga akarnya. Dengan kata lain, inisiatif problem solving terancam gagal dan masalah mungkin akan kembali muncul. Penggunaan teknik RCA seperti 5-Whys dan diagram Fishbone (tulang ikan/sebab akibat) akan menghindarkan anda dari resiko ini.

Jika anda tidak melontarkan pertanyaan yang tepat, maka anda takkan mendapat jawaban yang tepat. Usahakan ketepatan pertanyaan yang diajukan dalam proses 5-Whys.

Read More

5-Whys: Ajukan Pertanyaan Tepat untuk Menggali Akar Masalah

5 Whys adalah tool yang digunakan untuk menemukan akar permasalahan dan sering digunakan dalam inisiatif perbaikan berbasis Lean Six Sigma. Tool 5 Whys ini dapat digunakan secara terpisah ataupun sebagai bagian dari diagram sebab akibat (Fishbone/Ishikawa diagram). Diagram ini akan membantu anda mengeksplorasi semua potensi kesalahan ataupun masalah. Ketika anda telah memasukkan semua input dalam diagram sebab akibat, anda bisa menggunakan teknik 5 Whys untuk menggali akar permasalahannya.

Mengapa Menggunakan 5 Whys?

• 5-Whys akan membantu anda mengidentifikasi akar masalah.
• 5-Whys membantu anda menemukan hubungan antara akar masalah yang berbeda.
• 5-Whys adalah salah satu metode analisa yang paling sederhana dan mudah, tanpa perlu melakukan analisa statistik.
• Mudah dipelajari dan diaplikasikan.
• 5-Whys dan Diagram Sebab Akibat (Fishbone/Ishikawa Diagram).

Inilah 4 Langkah Melaksanakan 5 Whys

1. Tuliskan masalah yang ada di perusahaan secara spesifik. Menulis masalah membantu anda merumuskan masalah dan memiliki gambaran sepenuhnya, hal ini juga membantu tim untuk fokus pada masalah yang sama.
2. Buatlah pertanyaan kenapa masalah terjadi dan tuliskan jawaban di bawah pertanyaan tadi.
3. Jika jawaban anda tidak bisa mengidentifikasi akar penyebab masalah (root cause) timbulnya masalah, tanyakan lagi kenapa dan tuliskan lagi jawaban anda.
4. Lihat lagi ke langkah 3 sampai tim anda sepakat bahwa jawaban yang sudah di tulis bisa mengidentifikasi penyebab utama dari masalah yang ada.

Tips Mengefektifkan Hasil 5 Whys

Terlalu cepat dalam mengambil tindakan perbaikan akan membuat anda menyasar simptomnya saja, tidak menyelesaikan masalah hingga akarnya. Dengan kata lain, inisiatif problem solvingterancam gagal dan masalah mungkin akan kembali muncul. Penggunaan teknik RCA seperti 5-Whys dan diagram Fishbone (tulang ikan/sebab akibat) akan menghindarkan anda dari resiko ini.

Jika anda tidak melontarkan pertanyaan yang tepat, maka anda takkan mendapat jawaban yang tepat. Usahakan ketepatan pertanyaan yang diajukan dalam proses 5-Whys

Read More

Teknik Investigasi Temukan Akar Masalah - 5 Why

Teknik problem solving bukanlah jurus jitu dalam memecahkan masalah di dalam organisasi anda, jika..

Satu, anda tidak sampai tuntas menemukan penyebab masalah hingga ke akarnya, dan dua, anda langsung melompat ke hipotesa masalahnya yang cenderung hanya berupa simptom nya saja.

Lalu, bagaimana cara terbaik menemukan penyebab masalah hingga ke akarnya?

Tentu anda tidak asing dengan teknik 5 Why’s, teknik problem solving yang menjadi andalan Toyota dalam menentaskan permasalahan di lini produksi mereka.

Konsep yang memaksa anda untuk bertanya ‘Kenapa Kenapa Kenapa Kenapa dan Kenapa’

Sakichi Toyoda, pendiri Toyota Industries mengembangkan teknik 5 Why’s ini sebagai alat investigasi utama dalam lean manufacturing. Konsep di balik teknik 5 why’s ini memang sangat sederhana, yaitu membuat anda menemukan penyebab masalah hingga ke akarnya. Artinya, anda harus melakukan investigasi terhadap setiap tindakan yang menyebabkan masalah hingga akhirnya menjadi penghambat dalam proses atau produk. Caranya?

1. Tulislah masalah yang spesifik
2. Lakukan brainstorming untuk mencari tahu bagaimana masalah bisa terjadi, dan tuliskan juga jawabannya
3. Jika jawaban-jawaban  tersebut tidak membantu identifikasi sumber masalah, tanyakan lagi ‘kenapa’ dan tulis kembali jawabannya
4. Kembalilah kepada langkah 3 hingga tim sepakat bahwa mereka telah menemukan akar permasalahan. Dan proses ini membutuhkan lima atau lebih pertanyaan ‘kenapa’.

Mengapa harus sampai ke akar masalah?

Dalam mengidentifikasi hingga akhirnya menemukan akar penyebab masalah, tentu anda akan menghabiskan waktu dan juga sumber daya lainnya yang tidak sedikit. Untuk itu, tentu anda tidak ingin  kembali menyelesaikan permasalahan yang itu-itu lagi.

Akar penyebab masalah adalah sumber masalah. Sebagian besar masalah akan memiliki serangkaian tindakan yang mengarah ke masalah. Akar penyebab tadi adalah tindakan pertama yang memulai reaksi berantai yang mengarah ke penyebab akhir dan akhirnya menimbulkan masalah yang terlihat. Dengan mengidentifikasi penyebab masalah secepat mungkin, anda bisa memfokuskan sumber daya di area berjalan dengan benar dan memastikan anda menangani penyebab masalah yang sebenarnya, bukan hanya simptom.

Bagaimana Menggunakan Teknik 5 Why?

Biasanya, akar penyebab masalah bersumber dari kebijakan manajemen. Kebijakan manajemen menyebabkan masalah yang terjadi dalam beberapa cara. Terkadang, kebijakan manajemen ini memiliki konsekuensi yang tidak diinginkan. Misal, sebuah kebijakan yang melibatkan antar departemen namun, terjadi komunikasi yang buruk antar departemen yang terlibat. Sehingga, pada akhirnya perilaku dan aktivitas ini menyebabkan masalah.

Teknik 5 why menyediakan cara sistematis untuk mendiagnosa akar penyebab masalah. Untuk memulainya, tanyakanlah pada diri anda terlebih dahulu, ‘mengapa’ masalah terjadi. Penyebab langsung akan menjadi jawaban untuk pertanyaan ini. Langkah berikutnya adalah untuk bertanya mengapa kondisi ini bisa terjadi. Kemudian lanjutkan pertnyaan ‘kenapa’ untuk mendapatkan jawaban yang membawa anda hingga ke akar penyebab masalah.

5 Why juga dapat digunakan secara terpisah ataupun bagian dari diagram sebab akibat (fishbone/Ishikawa diagram). Diagram ini membantu anda mengeksplorasi semua potensi kesalahan ataupun masalah.***RR/RW

Sumber: leangenie.com

Read More